U bent hier

Tijdsregistratie en planning: Gaan hand in hand

06/02/17

GET is reeds jaren een betrouwbare en innovatieve leverancier van oplossingen rond toegangscontrole, tijdsregistratie en personeelsplanning in de zorgsector. Aangezien zorgorganisaties de klok rond diensten leveren, zorgt dit ook steevast voor een steeds terugkerende veeleisende oefening om de planning transparant, logisch en efficiënt op te maken. Een heel aantal organisaties worden gedwongen om stappen te ondernemen om de uurroosterplanning te optimaliseren, anderen nemen zelf initiatief zoals het OCMW Buggenhout. Zowel voor de administratie, het kinderdagverblijf als voor het woonzorgcentrum werd geopteerd om stapsgewijs een traject te volgen dat moet leiden tot een optimale tijdsregistratie en dito personeelsplanning. Hiervoor werd een beroep gedaan op GET. ZORG Magazine sprak met de verantwoordelijken van het OCMW Buggenhout en ging op zoek naar de toedracht, de gekozen oplossing en de voordelen.

In 2015 bracht de gemeente Buggenhout een bestek uit voor de aankoop van een softwarepakket rond tijdsregistratie en personeelsplanning. Er werd bewust voor gekozen om te opteren voor één systeem en geen combinatie van afzonderlijke pakketten. Het dossier kwam in een stroomversnelling mede door de inkanteling van de OCMW’s in de gemeenten. 

De eigen werking in vraag stellen

“Voor 2015 werd er in onze organisatie niet aan tijdsregistratie gedaan. We gebruikten wel een ietwat gedateerd programma voor onze planning dat niet gekoppeld was aan ons loonsecretariaat. Dat zorgde voor heel wat dubbel werk,” geeft Tom Persoons, personeelsverantwoordelijke mee. “ Met dit dossier zijn we niet over één nacht ijs gegaan, er werden enkele jaren besteed aan de voorbereiding en voor ons was één leverancier een absolute prioriteit.” 

Voor er werd uitgekeken naar een leverancier, werd vanzelfsprekend ook de eigen werking in vraag gesteld. De volledige planning werd herbekeken en hertekend. Een noodzaak maar meteen ook een opportuniteit. Net zoals in vele zorgvoorzieningen bestonden er ook in het OCMW Buggenhout tal van diensten die afweken van de standaarden (fulltime/halftime in vroege/late/nacht) waardoor plannen iedere maand weer een monikkenwerk was. 

Directeur van wzc Herfstdroom Wim Kennes: “De opstart van de planning ging dan ook gepaard met een organisatiestudie en een heus veranderingsproces. Geen enkel onderwerp werd hierbij uit de weg gegaan, zo werd er gesproken over aangepaste personeelsbezetting, uurcodes die aangepast moesten worden, de reductie van het aantal uurcodes, etc. Dit zorgde voor intensief overleg, ook met onze vakbonden.” 

Tijdens dit overleg werden de krijtlijnen vastgelegd en werd met GET gekeken hoe een aantal zaken die typisch zijn voor openbare besturen op maat in de software konden verwerkt worden. Transparantie voor alle medewerkers stond daarbij centraal.

Zeker voor zorgpersoneel is het werkurensaldo erg belangrijk en variërend. Het zorgcentrum besliste daarom om kiosken te plaatsen waar werknemers zelf hun saldo kunnen raadplegen en verlof kunnen aanvragen.

Prime Plan

De planning in het OCMW Buggenhout wordt vandaag opgemaakt met prime Plan van GET. GET ontwikkelde prime Plan vanuit een usability én design filosofie. De planner en de taken die hij dagelijks moet uitvoeren, stonden bij de ontwikkeling centraal. Dit maakt het planbord van prime Plan intuïtief in gebruik. Naast de eigenlijke planningstool, krijgt de planner ook  meldingen van uren die in strijd zijn met de arbeidstijdreglementering. Prime Plan voorziet ook steeds een up-to-date overzicht van aan/afwezigheden, gerealiseerde uren, vakantieregelingen,... 

Comfort, efficiëntie en tijdswinst staan voorop zeker wanneer prime Plan geïntegreerd is met de tijdsregistratie prime Time en gekoppeld aan het sociaal secretariaat.

Uitvoerige bedrijfs- en productinformatie: www.get.be

Download dit artikel via de link: Tijdsregistratie en planning: Gaan hand in hand

ZorgAndersTv (2025 volgers)
ZORGMagazine (3185 volgers)

Schrijf je hier in voor onze e-nieuwsbrief

Schrijf je hier in voor onze e-nieuwsbrief