U bent hier

Jan Ypermanziekenhuis gooit hoge ogen met Registratie Aan Bed-systeem

20/11/18

Het innovatieve Registratie Aan Bed-systeem van het Ieperse Jan Ypermanziekenhuis zet gegevens van de patiëntenmonitor rechtstreeks om naar data die kunnen worden geraadpleegd en bewerkt op een online dashboard of een app. Zo hebben zorgkundigen op de vloer à la minute werkbare informatie om hun werk efficiënter te doen.  
 

Gegevens van de patiëntenmonitor aan een ziekenhuisbed worden meestal uitgelezen en geïnterpreteerd door verpleegkundigen op de vloer, die de data vervolgens invoeren in diens medische dossier. Maar de dienst ITzorg van het Jan Ypermanziekenhuis in Ieper creëerde een innovatieve binnenweg: projectmedewerker Bruno Peene liet een ict-systeem uitbouwen dat de monitorgegevens rechtstreeks omzet naar werkbare digitale data. Meteen komen de gegevens terecht in zowel het elektronische patiëntendossier (per patiënt) als op het visueel ondersteund online dashboard (per verpleegeenheid): een winst op gebied van tijd én efficiëntie, aangezien de data niet meer door mensenhanden moeten worden ingevoerd. De zorgmedewerker kan zich concentreren op zijn kerntaak: de gegevens interpreteren, en ernaar handelen in de behandeling van de patiënt.
 

Automatisering
Peene kreeg voor de succesvolle implementatie van het Registratie Aan Bed-systeem onlangs de titel van Zorgpersoonlijkheid van het Jaar (voor zorgorganisaties met meer dan 50 medewerkers) uitgereikt tijdens de ICT-zorgwerkgever van het jaar-awarduitreiking van ZorgAnders. Zijn systeem gooit dan ook hoge ogen door de extra efficiëntie die het creëert voor zorgmedewerkers op de vloer. Niet alleen beschikken die over up-to-date digitale gegevens, ze kunnen ze ook bijna rechtstreeks rapporteren.
 

“Het is een systeem dat onmiddellijk meer waarde haalt uit gegevens van de monitortoestellen in de ziekenhuiskamers”, zegt Peene. “Op basis van de bekomen Early Warning Scores kan het Rapid Respons Team onmiddellijk (want online meteen beschikbaar) ingrijpen indien de waardes bij een patiënt te hoog zijn. Zij hebben nl. een overzicht op alle scores ziekenhuisbreed.” 
 


 

“Ook op andere vlakken wordt er gestreefd naar een hoge graad van automatisering; al dan niet met externe partners. Zo kunnen diëtisten hun rapportering naar de overheid versnellen dankzij de procesautomatisering van Amaron en op maat gemaakte export van deze gegevens naar Excel. Binnen het patiëntendossier wordt er intensief gebruik gemaakt van geavanceerde Infopath formulieren en gestructureerde data. Op deze manier wordt op de werkvloer ingebrachte informatie meteen digitaal gedeeld onder de daartoe bevoegde medewerkers. Daarnaast doe ik zelf automatisaties via Visual Basic For Applications; de programmataal verborgen onder de motorkap van bv, Excel, Word en Outlook.” 
 

Integratieproject
In zijn kern was het Registratie Aan Bed-systeem een integratieproject: gegevens moesten doorheen een keten van technologieën en toepassingen worden gevoerd. Die begint bij de monitors zelf, producten van de Amerikaanse fabrikant Welch Allyn: die zetten gegevens van de medische sensoren al om naar een overzicht op het eigen scherm, maar Peene zijn project zorgde ervoor dat ze ook meteen in het ict-systeem van het Jan Ypermanziekenhuis konden worden geïntegreerd. Daarvoor moest er worden samengewerkt met de ict-bedrijven achter dat systeem. Zoals Hospidex, het in Tienen gevestigde bedrijf dat de monitors levert aan het Jan Ypermanziekenhuis. Maar ook het Hasseltse ict-bedrijf Cegeka (dat medische toepassingen ontwikkelde voor het Jan Ypermanziekenhuis) en systeemintegrator Amaron uit Ruiselede, die ervoor zorgt dat alle toepassingen die in het ziekenhuis worden gebruikt op één systeem zitten, werden erg nauw in het project betrokken.
 

“Goed samenwerken met al die stakeholders was belangrijk om het systeem op poten te krijgen”, zegt Peene. “De gegevens die door de Welch Allyn-monitoren worden gecreëerd, moeten namelijk ongewijzigd in het systeem terechtkomen. We hebben daar een grote verantwoordelijkheid in: vooral naar de patiënt toe natuurlijk, want foutieve gegevens kunnen een medische weerslag hebben. Maar ook op gebied van rapportering: het was cruciaal dat de parameters meteen correct worden doorgevoerd naar het elektronische patiëntendossier.” 
 

Snel ingevoerd 
Bruno Peene, een master in de handelswetenschappen, kwam na een carrière van bijna dertien jaar bij mediagroep Roularta in 2013 in dienst bij het Jan Ypermanziekenhuis. Daar groeide hij snel door van ict-medewerker op de helpdesk en in het applicatiebeheer naar projectmedewerker it-zorgtoepassingen. Van daaruit ging hij al essentiële bruggen bouwen tussen het ziekenhuis en de ict-leveranciers waarmee het samenwerkt. Dat werk resulteerde vervolgens in een snelle ontwikkeling en invoering van het Registratie Aan Bed-systeem.
 

Meer nog: een van de redenen waarom Bruno Peene eerder dit jaar de titel van Zorgpersoonlijkheid van het jaar kreeg toebedeeld door ZorgAnders is de snelheid waarmee hij het systeem heeft geïmplementeerd. Configureren, testen, troubleshooting, integratie in de Active Directory waarmee ieders rechten in het systeem worden beheerd, overleg met interne en externe kernpersonen: alles gebeurde, in essentie, in het najaar van 2017. In september vorig jaar werden de eerste onderzoeken en accreditaties gedaan op niveau van de monitortoestellen, de maanden daarop zette hij, in overleg met zijn diensthoofd en het verpleegkundig diensthoofd, het project uit. Tegen december vorig jaar kon al de eerste uitrol van het systeem op de vloer beginnen, en konden de zorgmedewerkers worden opgeleid.
 

Buiten comfortzone
Peene maakte zelf instructievideo’s met behulp van zijn smartphone en videobewerkingssoftware, en ter referentie werden er ‘spiekbrieven’ gemaakt op gelamineerde A4-bladen. Het was een andere reden waarom het ‘verhaal’ dat hij presenteerde zo pakte bij de jury achter de Zorgpersoonlijkheid van het Jaar-award voor organisaties met meer dan 50 medewerkers: de manier waarop hij een op het eerste gezicht ingewikkelde toepassing bevattelijk wist uit te leggen aan verpleegkundigen, die niet altijd snel weg zijn met informaticatoepassingen. Een element dat hij begrijpt: als ict-medewerker zit hij evengoed stevig buiten zijn comfortzone wanneer hij de realiteit op de werkvloer moet koppelen aan een werkbaar ict-systeem. ” Als ict-medewerkers staan we relatief ver van de patiënt”, zegt hij. “Maar dat heeft ook zijn voordelen. Een ervan is dat je ontzettend snel leert. Geven om mensen kun je bovendien ook vanuit tweede lijn. Iedereen in een zorgorganisatie, ook de ict-medewerkers, is op zijn eigen manier – en vanuit zijn eigen competenties – begaan met de zorg die er moet worden verstrekt.”